Tuesday , September 27 2022
Contoh Surat Undangan Rapat

Surat Undangan Rapat Beserta Contohnya

Undangan rapat adalah surat yang digunakan untuk secara resmi mengumumkan dan mengundang seseorang ke acara rapat. Surat ini tidak hanya digunakan untuk mengundang rapat di dalam perusahaan, tetapi juga di dalam organisasi.

Undangan rapat biasanya berbentuk surat tercetak dengan komponen tertentu. Saat ini, pemberitahuan tentang acara rapat dikirim melalui email, pesan WhatsApp, atau aplikasi menggunakan teknologi digital.

Meski demikian, undangan rapat tetap harus ditulis dengan format yang baik dan benar. Untuk menghindari kesalahpahaman di masa depan. Sebab, surat ini juga sebagai bentuk penghormatan kepada pihak-pihak yang akan hadir dalam rapat.

Lalu bagaimana cara membuat undangan rapat yang baik dan benar? Artikel berikut akan membahas contoh cara membuat undangan rapat yang baik dan benar. Lihat komentar untuk info lebih lanjut!

Surat Undangan Rapat

Surat Undangan rapat adalah surat resmi yang berisi informasi dan mengundang individu atau kelompok untuk menghadiri rapat pada waktu yang telah dijadwalkan. Biasanya, surat dikirim beberapa hari sebelum rapat.

Selain itu, penulis surat wajib mencantumkan hal yang akan dibicarakan atau tujuan rapat. Sebagai surat resmi, surat undangan rapat harus mencantumkan informasi terkait rapat, yaitu informasi yang lengkap seperti topik pembicaraan, waktu, tempat, dan tujuan rapat.

Rapat biasanya bertujuan untuk mencapai kesepakatan melalui musyawarah atau memberikan pengumuman/informasi penting yang perlu dilakukan secara langsung. Jika ada hal-hal yang harus dibawa, seperti laporan yang akan dibahas dalam rapat, peserta rapat juga harus disiapkan.

Cara Membuat Surat Undangan Rapat

Seperti surat resmi lainnya, surat undangan rapat memiliki beberapa komponen yang harus disertakan. Di bawah ini adalah komponen undangan rapat.

1. Kop Surat

Bagian penting dari surat resmi, terutama undangan rapat, adalah kop surat. Kop surat adalah logo perusahaan, institusi atau grup.

Informasi yang terdapat pada kop surat meliputi logo institusi, nama, nomor kontak dan alamat. Cantumkan kop surat agar penerima surat mengetahui identitas pengirim undangan rapat.

2. Nama Kota dan Tanggal Surat

Sebagai surat dinas, tanggal dan kota penulisan harus dicantumkan sebagai acuan penulisan surat. Bagian ini biasanya dicantumkan di bawah kop surat di sebelah kanan atau setelah salam penutup di sudut kanan bawah.

3. Nomor Surat

Nomor surat adalah nomor berkas yang ditetapkan oleh perusahaan atau kelompok pada saat pembuatan dokumen resmi. Cantumkan nomor surat sebagai bukti verifikasi dan dokumen keaslian undangan rapat.

4. Tentang

Subjek membantu penerima lebih mudah menemukan ringkasan surat dan topik utama/utama yang dibahas dalam rapat yang akan diadakan.

5. Pihak Yang Dituju dan Alamat Tujuan

Pada bagian ini, penulis harus mencantumkan nama lengkap penerima dan alamat singkat orang yang akan menghadiri rapat. Alamat lengkap penerima biasanya tercantum pada amplop surat atau setelah nama penerima.

6. Salam

Salam pembuka ditulis dengan bahasa yang santun dan benar, seperti mencantumkan kata “hormat”, “Assalamulaikum” di awal kalimat sebelum isi surat.

7. Isi Surat

Isi surat merupakan inti/bagian terpenting dari pembuatan undangan rapat. Isi surat meliputi informasi penting tentang waktu rapat, tempat, tujuan undangan rapat, pokok-pokok pembahasan, dan lain-lain yang akan berlangsung dalam rapat.

Jika ada beberapa hal yang harus disiapkan atau dibawa ke rapat, sebaiknya dicantumkan di badan surat

8. Penutup

Jika ada salam pembuka, maka Anda harus menyertakan salam penutup berupa salam dan menuliskan harapan bahwa penerima surat akan menghadiri pertemuan pada waktu yang ditentukan. Juga, jangan lupa untuk menyertakan catatan terima kasih

9. Aksesoris

Lampiran adalah bagian opsional atau tidak wajib dari undangan rapat. Terlampir adalah dokumen pendukung untuk memperjelas dan menyempurnakan isi surat

Seperti lampiran berupa denah ruangan, daftar tamu undangan yang akan hadir dalam rapat, lampiran dokumen yang harus dibaca sebelum rapat, dll.

10. Pengirim, Cap/Stempel dan Tanda Tangan

Bagian ini harus disertakan di akhir undangan rapat. Bagian penutup ini memuat nama pengirim surat, beserta jabatannya, tanda tangannya, dan stempel perusahaan/pribadinya, sebagai bukti resmi undangan rapat ini.

Contoh Surat Undangan Konferensi

Di bawah ini adalah contoh undangan rapat yang bisa dijadikan referensi.

1. Contoh Surat Undangan Rapat Internal

PT GDHR Jaya Abadi

Jalan Kayu Rotan No. Diponegoro No. 57, Dago, Bandung

Telp/Fax: 022-326568

Email: Jayaabadi@gmail.com

Tangerang Barat, 18 Mei 2022

Nomor        : 0154/EDA/VB/IV/2022

Lampiran   : –

Hal              : Undangan Rapat

Yth.

Divisi Marketing and Communication

Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diadakannya evaluasi kerja tahunan perusahaan PT GDHR Jaya Abadi, kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu/Sdr/i sekalian untuk menghadiri kegiatan rapat yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Jumat, 22 Maret 2022
Waktu : 14.00 WIB – Selesai
Tempat : Auditorium A Lt. 7 PT GDHR Jaya Abadi

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Mengingat pentingnya acara rapat ini, kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/ibu/Sdr/i pada kegiatan rapat tersebut.

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,                                                                                                                                                                              Mengetahui,

(tanda tangan/stempel)                                                                                                                                                            (tanda tangan/stempel)

HR PT Jaya Abadi                                                                                                                                                          CEO PT Jaya Abadi

2. Contoh Surat Undangan Rapat Eksternal

PT Abadi Sentosa

Jalan Diponegoro No. 57, Dago, Bandung

Telp/Fax: 022-326568

Email: Jayaabadi@gmail.com

Nomor : 0154/EDA/VB/IV/2022

Lampiran : –

Hal : Undangan Rapat

Yth.

Ibu Vina Colada, M.M., Ph.D

CEO PT Piscok Jewelry

Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diadakannya Rapat Pemegang Saham Tahunan (RPST) perusahaan PT  GDHR Jaya Abadi, kami bermaksud mengundang Ibu untuk dapat menghadiri rapat tersebut yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal     : Jumat, 22 Maret 2022

Waktu               : 16.00 WIB – 18.00 WIB

Tempat             : Ballroom The Ritz-Carlton Jakarta, Pacific Place, SCBD, Jakarta Selatan

Demikian surat ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara rapat ini maka kami sangat mengharapkan kehadiran Ibu .

Atas perhatian dan partisipasinya kami ucapkan terimakasih.

Tangerang Barat, 18 Mei 2022

Hormat kami,

CEO PT Jaya Abadi

Leave a Reply

Your email address will not be published.