Sistem HRIS : Pengertian, Beserta Manfaatnya

Dengan berkembangnya teknologi maka pengelolaan pegawai tersebut juga mulai menggunakan sistem, salah satu sistem yang dapat membantu pengelolaan pegawai adalah sistem HRIS. Sistem ini akan membantu mengelola karyawan dengan lebih efisien. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah definisi dan manfaat dari sistem HRIS:

Apa Itu HRIS?

Untuk memahami apa itu HRIS, Anda perlu mengetahui apa itu HRM karena keduanya sangat erat kaitannya. Manajemen Sumber Daya Manusia atau HRM adalah aplikasi yang digunakan untuk mengelola tenaga kerja dalam suatu organisasi untuk mendukung bisnis dan mendapatkan keunggulan kompetitif.  Sumber Daya Manusia, aplikasi ini dirancang untuk memaksimalkan kinerja karyawan dalam mencapai tujuan bisnis

Dalam bahasa Indonesia, singkatan HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System. Berdasarkan akronim HRIS adalah kumpulan kegiatan untuk mengelola data yang berkaitan dengan sumber daya manusia.

Dengan sistem HRIS ini, manajer HRD dapat mengelola dan mengakses data tentang kebutuhan SDM, sistem penggajian, informasi karyawan, kinerja karyawan, data terkait penggajian, serta kebijakan dan prosedur industri dengan kemampuan aplikasi penggajian.

HRIS juga merupakan salah satu material yang termasuk dalam sistem ERP dan dapat diintegrasikan dengan beberapa material lain yang dibutuhkan perusahaan. Seperti halnya sistem ERP, sistem HRIS hadir dalam berbagai jenis, mulai dari yang terinstal di komputer hingga yang dapat diakses melalui situs web, bahkan ada yang dapat diakses dari ponsel atau smartphone.

Manfaat Sistem HRIS

Padahal, menggunakan HRIS bukan berarti mengambil alih keberadaan HRD. Karena bagaimanapun juga, karyawanlah yang membutuhkan pendekatan manusiawi dari sesamanya.

Dapat dikatakan penerapan HRIS dapat dikatakan melengkapi peran HRD di perusahaan. Jadi, apa keuntungan menerapkan sistem HRIS?

1. Mengoptimalkan Pekerjaan Yang Berulang

Manfaat awal yang akan dirasakan HR adalah penghematan waktu. Kemudahan akses informasi membuat proses penggalian informasi lebih cepat dan akurat. Waktu yang dibutuhkan untuk mengelola administrasi dan informasi juga lebih singkat dan efisien. Bukan hanya HR pada pekerjaan yang lebih ringan, tetapi ketika karyawan lain membutuhkan akses informasi tentang diri mereka sendiri.

2. Mengurangi Kesalahan Manusia

Kesalahan manajemen karyawan atau human error bukan lagi urusan luar negeri. Hal ini terjadi karena perusahaan masih mengandalkan sistem manual, seperti kesalahan dalam memasukkan informasi karyawan, perhitungan pendapatan yang salah, survei kepuasan kinerja yang tidak sistematis, dll. Namun dengan sistem HRIS, semua itu bisa diminimalisir karena sudah menggunakan teknologi otomatis.

3. Mengontrol Atas Kinerja Karyawan

Sistem HIRS adalah sistem dengan banyak manfaat untuk membangun sistem evaluasi kinerja sehingga manajer HRD dapat mengontrol kinerja karyawannya dan membandingkan kinerja itu dengan tujuan perusahaan atau indikator kinerja utama (KPI).

4. Mengurangi Biaya Operasional

Sistem HRIS membantu mengurangi biaya operasional pengembangan SDM dengan menghilangkan penggunaan kertas atau aplikasi lain yang tidak efektif. Dengan sistem ini, perusahaan juga dapat mengurangi kebutuhan akan manajemen sumber daya manusia karena semua proses dapat ditangani secara otomatis.

5. Fleksibilitas Akses Data

Aplikasi yang mendukung sistem HRIS umumnya terhubung secara online atau offline, sehingga informasi dapat diakses kapan saja, di mana saja. Anda sebagai pemilik perusahaan atau manajer HRD memiliki fleksibilitas dan kebebasan untuk mengontrol atau memeriksa.

6. Memaksimalkan Proses Pengambilan Keputusan

Sistem HRM dapat menunjang manajemen dalam mengambil keputusan dengan lebih baik dan cepat. Hal itu dikarenakan segala data yang terkait dengan SDM bisa perusahaan tinjau hanya melalui satu sistem yang terpusat langsung, manajemen bisa dengan lebih cepat serta gampang dalam mengenali siapa saja yang sudah berkontribusi terhadap perusahaan serta siapa yang belum memberikan kontribusi.